HALKLA İLİŞKİLER SÜRECİ

HALKLA İLİŞKİLER SÜRECİ

 

            Halkla ilişkiler süreci dört aşamadan oluşur: Araştırma, planlama, uygulama, değerlendirme. Yoğun bir çalışmayı gerektiren araştırma, öncelikle hedef kitle konusunda bilgi toplamaya dayalıdır. Belirlenmiş hedef kitleye yönelik olarak düzenlenecek halkla ilişkiler etkinliği araştırmada elde edilecek veriler ve sorunun tanımlanması doğrultusunda planlanır. İletilerin nasıl iletileceğinin planlaması gerçekleştirildikten sonra, öngörülen program iletişim araçları ve yöntemleri saptanarak uygulamaya alınır. Uygulanan etkinlik ya da kampanyanın etkinliğinin, başarısının, bir başka deyişle iletinin hedefe ulaşıp ulaşmadığının ölçülmesi için son aşamada değerlendirme işlemine geçilir.(Çamdereli, 2004:77-78)

ARAŞTIRMA

            Halkla ilişkilerde araştırma, bir kurum ya da kuruluş hakkında halkın ya da kitlenin ne düşündüğünü ortaya koymak var olan tutumu bu doğrultuda yeniden düzenlemek için yapılan bir etkinliktir.(Çamdereli, 2004:78)

            Halkla ilişkiler uygulamasında önemli olan “hangi kitleye” nasıl bir biçimde ne zaman ulaşılacağı ve hedef kitleye ne iletileceğidir. Hedef kitlenin saptanması bize ne yapacağımızı gösterecek, bizi yönlendirecek ve başarıya götürecek ilk koşul olacaktır. (Yavuz, 2008:80)

            Çift yönlü bir iletişim sağlamayı amaçlayan halkla ilişkilerde, diğer bütün sosyal bilimlerde gözlemlendiği gibi, araştırmaya girişilmeden önce çeşitli hazırlık çalışmaları yapılır. Bu çalışma için araştırma yapılacak konunun ya da sorunun belirlenmesi gerekir. Araştırmayı kimlerin yapacağının, kimlere yönelik olacağının, hangi sorularla deneklere gidileceğinin saptanacağı bir ön araştırmanın ışığında, ulaşılmak istenilen kitlenin niteliklerinin de göz önünde bulundurulduğu bir araştırma örneği ortaya çıkarılır. Kimlerin araştırma kapsamında tutulacağına ilişkin bir örneklem belirlenir. Deneklere yüz yüze görüşülebileceği gibi, panel biçiminde toplantılar düzenlenip tümüyle de bir zaman diliminde görüşülebilir. Bilgi toplama için yapılan bu görüşmeler telefon ya da posta anketleri biçiminde de gerçekleştirilebilir. Görüşmeler ya da kullanılan yöntemlerle toplanan bilgiler bilgisayarlar yardımıyla nesnel bir çözümlemeye alınır. Değerlendirme aşamasında eldeki veriler yorumlanır ve bir rapor haline getirilir. Bu rapor artık bir başvuru kaynağı niteliğindedir ve örneklemde yer alan kitle ya da kitlelerin tüm beklentileri burada yansıtılır. Sonunda yapılan bu araştırma doğrultusunda, yerinde ve doğru kararların alınabilmesi için istek ve beklentilerin karşılanabilmesi için öneriler dile getirilir.(Çamdereli,2004:79)

            Halkla ilişkiler etkilerini belirli bir planda yürütmek için yapılan araştırmalar şöyle sıralanabilir:

·        Çevreyi izleme amaçlı araştırmalar

·        Kimlik araştırmaları

·        İletişim araştırmaları

·        Sosyal sorumlulukla ilgili araştırmalar

            Görüldüğü üzere araştırma, bir halkla ilişkiler sorunu üzerindeki görüşlerin yeniden biçimlenmesine ve yönlendirilmesine katkıda bulunur. (Çamdereli,2004:79-80)

            PLANLAMA

            Halkla ilişkiler sürecinde ikinci aşama planlama aşamasıdır. Planlama, gelecekte yapılacak çalışmaların düzenli, sistemli ve verimli bir biçimde yerine getirilmesi için gereken önlemlerin ve kararların alınmasıdır. Her alanda olduğu gibi “en kötü plan plansızlıktan iyidir” ilkesi, halkla ilişkiler çalışmalarında da geçerlidir. Plansız bir şekilde yerine getirilmeye çalışılan halkla ilişkiler faaliyetlerinde boşuna para harcanmış olacaktır. (Yavuz, 2008:82)

            Bir kuruluşun yönetilmesi sürecinde halkla ilişkiler kampanya ya da programlarının belirli bir planlamaya tabi tutulması ve planlamanın ayrıntılı, yerinde ve uygun bir biçimde hazırlanması kuruluş çalışmalarını başarılı bir duruma getirir; kısacası, başarılı planlamayla yönlendirilen çalışmalar, sonuçta başarılı ve verimli çalışmalardır. (Çamdereli, 2004:81)

            Planlama aşamasında, yapacağımız halkla ilişkiler çalışmalarında kısa, orta ve uzun vadede neler yapılacağı önceden belirtilmelidir. Bu belirlemede 5 N kuralı uygulanabilir. Bu kuralda, “ne (kim), nerede, ne zaman, nasıl, neden” sorularına cevap bulunamaya çalışılır. Böylece ne yapılmak istenmektedir, bu neden yapılmak istenmektedir, yapılacakların nerede, ne zaman ve nasıl yapılacağı önceden belirlenmiş olur.(Yavuz, 2008:83)

            Planlama yapmanın yaraları şöylece sıralanabilir;(Yavuz, 2008:83)

·        Zaman ve emek savurganlığı azalır,

·        Yöneticilerin dikkatlerini amaçlara yöneltir,

·        Faaliyetlerin uyumlaştırılmasını mümkün kılar,

·        Örgüt kaynaklarının amacına uygun yöneltilip-yöneltilemediğini izleme ve denetleme imkanı sağlar,

·        Planlama, örgütte yetki devrini sağlamak suretiyle daha esnek yapıların oluşmasına zemin hazırlar.

·        Daha akılcı ilke, yöntem ve kuralların geliştirilmesine imkan tanır,

·        Denetim amacıyla kullanılacak standartların belirlenmesi ve temel alınmasını sağlar,

·        Plansız çalışmaların yönetici ve çalışanlar üzerindeki olumsuz etkileri, planlamayla yok edilebilir.

            İyi bir planda bulunması gereken özellikler ise şunlardır;

·        Planlar her şeyden önce açık, kesin geçerli bir amaca yönelik olmalıdır,

·        Planlamada ve buna dayalı olarak geliştirilen planlar arasında birlik ve uyumun bulunması gerekir,

·        Planlamada devamlılığın sağlanması zorunludur,

·        Örgütlerin değişen çevre koşullarına kendilerini hemen uydurmalarını sağlamak bakımından planların çok katı ve kesin olmaması, esnek olması gerekliliği,

·        Planların yanlış anlamalara, karışıklıklara ve türlü yorumlara yer verilmeyecek derecede açık bir dille yazılmış olmaları gereklidir,

·        Planların, örgütün benimsediği standart ve politikalara uygun olmaları ve örgütün değişik bölümler arasında bir denge sağlanmalıdır.

            Bütün bunlar göz önünde bulundurulduğunda halkla ilişkiler sürecini şu şekilde maddeler halinde sıralayabiliriz. (Çamdereli, 2004:82)

·        Sorunun tanımlanması

·        Durum değerlendirmesi

·        Halkla ilişkiler programının hedeflerinin belirlenmesi

·        Halkla ilişkiler programının hedef aldığı kitlelerin belirlenmesi ve çözümlenmesi

·        Her hedef kitle için amaçların saptanması

·        Etkinlik ve iletişim programının hazırlanması

·        Programın değerlendirilmesi

·        Program uygulama planlarının hazırlanması

            Sorunun tanımlanması ve durumun değerlendirilmesi araştırma ve bilgi toplamaya dayalı bir çalışmadır. Planlama sürecini, aslında hedeflerin saptanmasıyla da başlatmak mümkündür. Daha sonra hedef kitlelerin özelliklerinin belirlenmesine gidilir. Ve bu kitlelere ulaşılabilecek iletişim araç ve yöntemlerinin neler olacağına karar verilir. Planlama sürecinin diğer aşamalarında her hedef kitle için amaçlar belirlenir. Bununla ilgili olarak etkinlikler ve iletişim programları hazırlanır. Halkla ilişkiler programı, sorumluluklar paylaşılıp, belli bir takvim sürecinde bütçe hazırlandıktan sonra uygulamaya geçilir.(Yavuz, 2008:84)

            UYGULAMA

         Araştırma ve planlama sonucunda oluşturulan kararların faaliyete geçirilmesi, uygulama aşamasında gerçekleşir. Planlama aşamasında her şey kağıt üzerinde olup bu aşamada düşünceler harekete geçirilir. Uygulama aşamasında halkla ilişkiler çalışmalarının başarıya ulaşmasında, ilgili kurum yöneticilerinin desteği önemlidir. Yönetici ve diğer çalışanların desteği önemlidir. Yöneticiler ve çalışanlardan destek gelmezse çok zorluklarla karşılaşılabilir ve önceden planlanan bu çalışmaların başarıya ulaşması engellenmiş olur.(Yavuz, 2008:84)

            Hedef kitlelere ulaşmak için hazırlanan iletilerin iletilmesinde planlandığı biçimde davetiyelerden panellere, bültenlerden çeşitli yarışma ve organizasyonlara kadar her şeyde gereken özen ve dikkat gösterilmelidir. Öyle ki, bir tebrik kartının karakterinin ya da bir konferansta konuşmacının önünde duran bardağın tipinin seçilmesinde gösterilen ciddiyet, hedef kitlelerin etkilenmesi için küçük gibi görünen önemli ayrıntılardır.(Çamdereli, 2004:83)

            Halkla ilişkiler sürecinde uygulama aşamasında istenilen sonuçların elde edilebilmesi için hedef kitlelere yönelik etkili ve ikna edici iletişim çabalarının var olması, diğer bir ifade ile bu çabaların tutum geliştirici veya tutum değiştirici nitelikte olması gerekir.(Yavuz, 2008:85)

            DEĞERLENDİRME

            Araştırma, planlama ve uygulama aşamalarından sonra yürütülen halkla ilişkiler çalışmalarının hedeflere ne oranda ulaşıp ulaşmadığının ölçülmesi ve elde edilen sonuçların değerlendirildiği aşamadır. Çalışmaların sonucunda elde edilen bilgilerin değerlendirilmesi, gelecekte yapılması düşünülen diğer başka çalışmalar için de bir ayna olacaktır. Ayrıca değerlendirme, uygulanmış olan halkla ilişkiler çalışmasının başarı derecesinin saptanmasına imkan sağlayacaktır.(Yavuz, 2008:85)

            Maliyet açısından pahalı olmayan değerlendirme, yakın çevreyle yapılacak yüzyüze iletişime bağlı olarak dar bir alanda gerçekleştirilebilir. Hedef kitlenin verilen iletiden ne denli etkilendiğinin araştırılması ancak kamuoyu araştırmalarıyla olanaklıdır. Bunun da mali bir yük getirmesi kaçınılmazdır. Kuruluşa gelen telefonlar ya da mektuplardan doğru bir değerlendirme elde etmek olanaksızdır. Öyleyse değerlendirme için de bir bütçe ayırmak gerekir. Sağlıklı yapılacak bir değerlendirme izleyen halkla ilişkiler etkinliklerinin yöneliminde belirli kolaylıklar sağlayacak ve hata yapılmasını engelleyecektir. Halkla ilişkiler etkinliğinde birbiri ardına gelecek programlar düşünüldüğünde, yürütülmüş bir programın değerlendirilmesi için harcanan bu paraların hiç de boşa gitmeyeceği açıktır. (Çamdereli, 2004:85)

            Halkla ilişkiler çalışması sonucunda elde edilen sonuçların değerlendirilmesi, uygulanan programın başarısının değerlendirilmesi ve kuruluşun değerlendirilmesi ve kuruluşun değişimini sağlayacak verilerin elde edilmesi açısından önem arzeder. Değerlendirme aşamasında amaç bir şeyleri kanıtlamak değil, neyin nasıl olduğunu öğrenmektir.

            Değerlendirme aşamasında şu sorulara cevap aranmalıdır:(Yavuz, 2008:86)

·        Program, istenen hedeflere uygun olarak tasarlanmış mı,

·        Düşünülen ve mevcut harcamalar nelerdir ve masrafların etkinlikle ilişkisi nedir,

·        Program belirlenmiş hedef gruba ve bölgeye ulaşıyor mu,

·        Program planlandığı aşamada belirlendiği gibi mi yönlendiriliyor,

·        Program istenen hedeflere ulaşmak için etkilimi,

·        Programın sonuçları, programı kapsayan alternatif yöntemlerle açıklanabiliyor mu,

·        Programın istenmeyen bazı etkileri var mı,

·        Program, alternatif kullanımlarıyla kıyaslandığında kaynakların verimli biçimde kullanımı söz konusu mudur.

Değerlendirme aşamasında yapılması gerekenler şunlardır:(Yavuz, 2008:87)

·        Değerlendirme verilerinin amacı ile kullanım biçimi hakkında görüş birliği içinde olunmalıdır.

·        Değerlendirme ve araştırmanın, programın temel aşamaları olduğu konusunda kurumsal onay alınmalıdır.

·        Kurum içinde, değerlendirme araştırmaları üzerinde uzlaşılmalıdır.

·        Program hedefleri gözlemlenebilir ve ölçülebilir terimlerle belirlenmiş olmalıdır.

·        En uygun değerlendirme ölçütleri belirlenmelidir.

·        Program kayıtları saklanmalıdır.

·        Yönetim değerlendirme sonuçları hakkında bilgilendirilmelidir.

            Sonuç olarak bir halkla ilişkiler sürecinde, kapsamı ne kadar olursa olsun kurum, kişi vb. kuruluşların amaçlarını gerçekleştirmelerinde, hedeflerine ulaşmalarında bahsedilen bu dört adımlık aşamaları izlemeli ve bilimsel yöntemlerden yaralanılmalıdır. Bu dört aşamanın bir bütünlük içinde ele alınması, her adımda gerekli önlemlerin alınması ve gereken özenin gösterilmesi, sürecin başarılı bir şekilde tamamlanmasına olanak sağlayacaktır.(Yavuz, 2008:88)

Yorum Yaz